創意團隊管理和部門培訓,讓主管和部屬一起成長的五個方式

團隊成長

在創意工作的專業領域當中,需要團隊的密切合作,創造成果和有效率地前進,也需要在創意團隊管理培訓上,有長期穩定投入心力的打算。即使是每天朝夕相處的同事,工作氣氛儘管喜怒哀樂、輕鬆嚴肅,但有時也並不一定保證凡事成效都讓人滿意。幫助帶領創意團隊前進,這裡就提供五個在主管和部屬之間,增進管理和培訓發展的方向方法,讓創意團隊和主管之間的互動上、合作上,發揮應該有的作用。

  1. 建立共同解決問題的機制

    首先,理解專案的問題定義、時程、資源預算等專案要件,為團隊規劃好一份朝目標前進的藍圖,設法把成員放在適宜的崗位,讓專案中每個階段都能受到監控。

    任何專業職場的主要工作,都是在理解和解決不同面向的問題,而對問題本身的理解和決策之間,也充滿了多元的可能性,尤其在創意設計領域中更加如此。主管的能力並不取決於如何帶動團隊氣氛,而在於有效的和團隊一起建立解決問題的機制,這也是身為策略端的主管,與執行端的部屬之間不同之處,也更加具有挑戰的地方。

    從角色定位的策略上來說,部門主管不應該是團隊的主角,而是扮演綠葉的角色。良好的工作氣氛,是為了讓部屬更能專心致志,在解決問題工作上做出貢獻和努力。所以,請為部門規劃好一條或多條通往解決問題的道路,啟發思考和共同討論,鼓勵與要求參與,持續聚焦部屬遇到的問題理解和解決智慧。

    排除問題和任務過程中的阻礙,設法解決成員們所遇到的個別問題,部屬也就更願意真誠替組織搞定專業上的問題。和成員們一同進入任務,溝通的機制建立在成員共通的語言上,能讓每個人都清楚知道彼此想表達的內容,產生明確具體的共識,協助團隊完成有品質的對話。

    問題解決和溝通機制

  2. 客觀剖析每個人的特性

    成員彼此之間,總會存在個別上的差異,不論先天能力條件,或後天的工作態度,這是很正常的事。思考該把團隊的發展帶往那裡,來符合組織階層端對管理的期待,主管需要先知道,每個成員所擅長的才能,和每個人的自信心程度,因應不同的人事評估,來設定個別的標準和成長目標。

    針對創意團隊的培訓發展,因應組織需要、工作性質的成員管理,請試著找出能足夠量化的象限,來初步區分出成員的特色類型。我們可以從幾種參數來排列組合,找出符合發展,從現況到目標之間的關鍵指標。例如,工作時間增減、實際產出效率、實際結果完成度、查核點的成功率、有效溝通次數、意見交流分享頻率… 等,只要和成長與完成目標有關聯的,都可能是最關鍵的指標。而這會有助於引導與成員對話,更聚焦與有所本,而成員願意積極溝通,投入成長的機會也就更大。

    值得一提的是,對一個以創意為培訓方向的設計團隊來說,指標型數字並不能代表每個人付出的心力,溝通應該重視感受多過於數據,盡可能完成組織所要達到的就好。相較於把這些客觀量化的數據,拿來當作績效考核的標準,倒不如把這些訊息視為一種引導方法,誘使和督促部屬發展和成長的輔助素材。

    創意團隊的培訓和開發,主管需要信任自己的部屬能力,面試進來的員工本身專業上本就會有滿足的條件,但也會有不足的地方。盡可能的好好了解同仁,在適應的過程裡會出錯修正再嘗試,避免一兩次經驗就將部屬打入冷宮,或完全否定成員的能力。記住部屬原本的潛力,也能做出調整,聆聽與接受彼此建議,切勿澆熄部署對工作的熱誠與積極。

  3. 同理心傾聽心聲

    和團隊共事,有些問題在還沒真正形成以前,是可以儘早解決甚至是避免的。只是在時間效率的壓力下,身為主管在作出決策以前,有時卻容易忽略了成員心中萌生的疑問或期待。滴水穿石,等到這些小失落累積成負面心態,這時候才發覺、尋求解決,往往為時已晚。因此,常常記得用同理心來傾聽意見,發覺可能未注意到的問題,來取得整體發展成長上的效率和順暢性。

    主管必須懂得不要太快就下結論的重要,而是更積極的建立一個開放的發言平台,讓部屬們發揮加乘力量。同理心的傾聽技巧,也常常能在實際的專案運用中體現出效果。參與專案進行的成員,將更能夠感受到我們對解決問題的用心,也就能更安心自信的反應出可能的疑慮。讓提出善意問題、思考解決方案,成為一種可以享受的團體活動,正就是刺激團隊成長的提高層次過程。

    更多同理心的技巧,像是對人的觀察力、提問技巧、引發共鳴和想像能力、情緒管理等,對於在創意團隊擔任主管職務的人來說,同樣也是自我提升的不二管道,而這些往往還需要藉由反覆不段的練習來獲得。學習駕馭這些技巧,在幫助團隊的同時也督促自己成長,格局的養成和對於問題的洞察反應和處置能力。

    說話溝通訓練,同理心傾聽

  4. 說話溝通訓練

    和團隊約定,建立一個共同說話的固定時間,培養成員表達感受和溝通條理的練習機會。首先,讓每個人願意開口說話,有效的把想法傳達到其他成員的腦袋裡。並且,在每個人說話的內容裡抓出重點,適時提問和強調溝通主要議題。其次,說話的內容是什麼,其實不是最重要的!主題明瞭、避免言不及義、引發共鳴、甚至只為搏君一笑,思考主要的表達方式是什麼,才是訓練的重點。

    同樣的,傾聽會用到同理心,保持討論時心情放鬆,確認每個成員都能圍繞議題相關的進行討論的推進,釐清說話傳達的語構和意境,辨認察覺彼此是否有誤解。氣氛的拿捏,討論過程該輕鬆還是該認真,也都是在活動進行時,身為主管的任務之一。建議在每一週工作的週期內,花個早晨三十分鐘,聚集成員聊一下輕鬆一點的話題,例如生活上的感受和體驗;用一小時的時間,討論一週的工作成果,分享遇到的難題和處置方式,和開放討論或批評,並且嘗試提出不同看法和建議。

  5. 文字溝通訓練

善用文字溝通,和說話溝通一樣重要。文字和說話的不同在於,它代表了思考過程的展現。通過電子郵件、工作日誌、交付文件撰寫等媒材,只有即時通訊的文字溝通,往往較為口語,不一定適合包括在內。而透過文字,工作內容和目標之間的關聯可以更具體清楚、仔細交待,目的正是要讓即使不能當面說明,也能讓人看到文字就可以同時理解任務的全貌和細節。

文字的另一個好處,也在於幫助建立起一套團隊之間的共通語言,加速專案的進行。在這個文字能力普遍基礎仍有不足社會當中,對於文字溝通的訓練養成,更是團隊提升過程裡,必要的一項創意思考修煉。和說話傳遞著中在感受上有所不同,運用文字溝通更需要注意表述要來的更積極,呈現出思考歷程,以及動用文字在重要價值傳遞上的優勢。

轉動好的創意,需要有好的管理

如何為創意工作環境,營造出更有團隊參與感,並能夠為創意產值帶來提升和助益,需要部門主管、管理端的策略思考和對症下藥。對一個創意團隊的管理者來說,向上管理以及向部屬之間的溝通,價值的傳遞,更需要持之以恆地做出實際行動。團隊是否能夠顯著提升,部門主管的態度和深思熟慮佔了一半以上的因素。

另一部分的因素,例如組織端的真實想法探究,或者不同部門之間的資源整合等議題,則不在這次想要探討的範圍之內,未來有機會的話,我們將再提供更多解析以及更詳細的分享。

對於一個創意團隊來說,真正重要的是如何將成員對工作的專注力,從「勞動」生產提升到「轉動」任務的層次,並且為了一個具體的共同目標而前進。部門的培訓,也同時仰賴著身為主管的管理和領導方式,更是一種自我考驗和成長的過程。在充滿變動與競爭激烈的商業現代社會下,不斷地尋求團隊價值再次升級,並拓展出對企業組織來說更有利的市場定位。

創意團隊管理 部門培訓

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